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发布日期:2016/9/8本条信息已被查看了2050

建立完善ERP系统 打造数字化同济餐饮

2016年是“十三五规划”的开局之年,各行各业都掀起了依靠科技创新推动企业发展的浪潮。随着计算机科学以及网络信息技术的飞速发展和不断成熟,传统行业信息化、数字化已经成为其最重要、最有效的管理手段之一,高校餐饮业亦是如此。

同济大学后勤集团饮食管理服务中心为了实现“管得住”、“管得清晰”,同时降低生产成本、提高工作效率、保障食品安全、更加全面清晰地了解采购配送的运营情况,设计开发了同济餐饮网上ERP系统,并在2014年9月初正式上线使用。

一、同济餐饮ERP系统介绍

作为“利润源泉之一”,采购配送工作得到越来越多企业的重视。而网络信息相关系统又是各企业面对同行竞争的强有力武器,无论是对企业的正常运营还是降低企业生产成本,采购配送的作用都是不可小觑的。同济大学后勤集团饮食中心以各个食堂的生产工作为日常管理工作重心,而采购配送则是食堂进行生产销售活动的重要准备环节,如果没有一个好的采购配送系统,再好的生产销售也只是徒劳。

同济餐饮线上ERP采购系统,设计上符合中心对餐饮采购信息管理的精细化和合理化要求,创新性地把采购、商品信息进行高效采集、汇总,先进的管理理念,加上数据库规范化的管理,使得供应商与中心采购部、中心储配部与各食堂之间的供求关系得到优化。采购部与储配部能在第一时间获取仓库储配量;同时,中心为各食堂配备了电脑,各食堂负责人能够直接在系统中输入第二天营业所需的各类原材料,实现自主预定,相较之前的纸质订单,既节约了运营成本,又提高了工作效率。ERP系统的上线,同时做到了食品及原材料的可追溯性,完善了整个供应链的衔接,确保了食品安全。

二、系统模块组成

目前,同济餐饮ERP系统由十一大模块组成,分别是系统管理、组织管理、商品管理、价格管理、进货管理、库存管理、分销管理、销售报表、零售管理、财务管理及餐饮管理。其中,商品管理下的子目录分别为供应商管理、商品分类及信息管理、商品价格管理;进货管理下的子目录分别为补货申请、厂商收货;库存管理下的子目录分别为配送发货、库存报表等。通过以上最常用的三个大模块,可以基本完成订货、进货、入库、配送工作。

与此同时,系统还兼具错误红冲、测算均价、统计总金额等功能,基本上实现了采购商品、配送商品的“全自动化”。

三、系统的优越性

(一)使用便捷,节约成本,提高效率

ERP系统操作简单,使用方便。系统对所有商品进行了分类,并统一商品名称、规格、价格等,食堂一线管理员不需要拥有多么专业的计算机知识,在经过简单的培训后便可实现自主预定,由电子订单取代以往的纸质订单,节约物力、人力成本。

中心实行集中采购、配送制度,由采购部统一采购,再由储配部统一配送。ERP系统则把中心33个食堂“并联”起来,每个食堂各自预定所需用料,再由储配部统一发货,统一安排,极大程度地降低了采购费用及各种经营费用。

(二)数据更准确,有利于中心采购经营

ERP系统能够在上千种商品不断入库、出库的情况下,对进货量、配送量、采购金额及商品价格趋势有准确的统计与科学的分析。中心可以根据系统统计、分析出来的一系列数据,展开更加全面细致的市场调研、商品采购工作。

面对复杂多变的市场环境与众多的供应商,系统分析出的数据能够提供给中心采购部强有力的谈判支持。只有在足够了解商品的质量、均价、销售情况等前提下,把握市场行情,才能在采购、签订供货协议时,尽可能地选择更适合中心生产的商品、更优秀的供应商,降低采购成本。

(三)内外部监管优势凸显

ERP系统的运用对内部生产而言,可以在审核订单的过程中把控每个食堂的食材预定量和预定商品种类,对时令蔬菜、生鲜小品种等进行量的控制,减少不必要的成本支出;同时,对食品添加剂等进行严格控制,做到有源可溯。

对外部市场而言,ERP系统的大数据分析有利于中心打造可持续发展的经营模式,在采购环节中能够占据主导地位,而不被“市场”影响。

(四)控制库存,减少报损率

ERP系统能够实时更新储配部库存量并进行控制,通过对进销商品数量及种类的分析,采购部及储配部能够明确库存。在学校采招办举办招标会时,采购部能够充分利用其对市场的把握,提出采购计划及预测商品种类、数量、每月使用情况。订货量的确定是库存控制的重要环节,通过系统分析,充分利用信息资源,科学地确定库存定货量,以防仓库内积压商品过多,造成不必要的损失。

四、采购系统在实际中的跟踪及改进

同济餐饮ERP系统的成功运行解决了采购配送成本高、工作周期长、参与人员多、工作效率低下、月底盘库准确性等诸多问题,实现了采购配送管理上的创新,大大提高了生产效率,降低了各种成本。

虽然现阶段同济餐饮ERP系统在信息收集、处理方面功能强大,联合ERP系统的开发公司,定期对系统进行更新与维护,将落实二期开发功能,全面实现信息围绕服务的需求,以及信息反向引导服务,体现系统的功能会越来越完善,越来越符合设想,为实现中心构建“数字饮食”、实现规范化、专业化、科学化作出贡献。

同济大学后勤集团饮食中心 供稿

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